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FAQ's de Factura Electrónica

Oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora

 

A la hora de crear la factura electrónica hay que consignar ahora estos tres campos ¿Dónde puedo obtenerlos?

 

Estos datos se encuentran disponibles en DIR3 - El Directorio Común para todas las Administraciones Públicas del estado proporciona un Inventario unificado y común a toda la Administración de las unidades orgánicas / organismos públicos, sus oficinas asociadas y unidades de gestión económica - presupuestaria, facilitando el mantenimiento distribuido y corresponsable de la información.

 

Para la DGT, los datos a consignar a la hora de realizar el envío de una factura de manera electrónica son:   

 

  • Oficina contable - El órgano que tiene atribuida la función de contabilidad - E00130201 JEFATURA CENTRAL DE TRAFICO
  • Órgano Gestor - Centro directivo, delegación, subdelegación territorial u organismo de la Adm. Gral. Del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local con competencia para aprobar su pago - E00130502 D.G. DE TRAFICO
  • Unidad Tramitadora - órgano administrativo que tramita el pago de la factura - EA0003335 AREA DE GESTION ECONOMICA DE LA JEFATURA CENTRAL DE TRAFICO
 

En un futuro se irán incorporando nuevas Unidades Tramitadoras, con el fin de facilitar la tramitación de las facturas.  

 

En general cada Administración Pública debe poner a disposición de los proveedores el listado de unidades y sus códigos.   

 

A través del portal Administración electrónica se puede acceder a información sobre el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas (SEAP), concretamente accediendo a través de: http://administracionelectronica.gob.es/ctt/verPestanaGeneral.htm?idIniciativa=dir3#.U47SHkqnLcs  En el caso del Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe), en la siguiente url: http://face.gob.es se puede acceder a la sección Directorio donde se encuentra la relación de oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras que pueden recibir facturas a través de FACe.   

 

Para proveedores que conecten sus sistemas de manera automática a través de servicios web a FACe, se proporciona un método de consulta automático de unidades y códigos dados de alta en el mismo. Todo ello, sin perjuicio de otras soluciones de acceso que pueda desarrollar más adelante la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.     

 

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¿Desde qué fecha será obligatorio incluir estos tres nuevos campos? 

 

De acuerdo con la disposición adicional trigésima tercera del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, introducida por la disposición final séptima de la Ley 11/2013, de 26 de julio, de medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo, en los pliegos de cláusulas administrativas para la preparación de los contratos que se aprueben a partir de la entrada en vigor de dicha disposición (27-07-2013), se incluirá la identificación del órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública, así como la identificación del órgano de contratación y del destinatario, que deberán constar en la factura correspondiente. 

 

Por tanto, desde 27 de julio de 2013 resulta obligatoria la identificación de los órganos administrativos implicados en la tramitación de la factura, aunque sin la necesidad de utilizar una codificación específica. 

 

Es a raíz de la aprobación de la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, cuando de acuerdo con su disposición adicional tercera, se exige la codificación de esas unidades administrativas (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora) en términos del directorio común de unidades administrativas accesible a través de la página web del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. En consecuencia, las facturas que se expidan a partir de la entrada en vigor de la citada Orden Ministerial habrán de incluir la referida codificación de los órganos administrativos participantes en las mismas. 

 

No obstante, se recomienda, al objeto de facilitar la tramitación administrativa interna, incluir la codificación de estos órganos administrativos para todas las facturas que se emitan a partir de 2014. 

  

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¿Se podría incluir en la factura otra información que ayudara a resolver posibles incidencias, como por ejemplo códigos de contra albaranes? 

 

En las facturas, electrónicas o en papel, incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, se identificarán los órganos administrativos implicados en la tramitación de la factura (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora).

Al margen de la factura, podrá adjuntarse la documentación que se estime necesaria, como hasta ahora.  

 

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¿Pueden variar los tres códigos de oficina contable y órganos gestores y de tramitación en las facturas: por producto, por entrega?

 

En el caso concreto de este Organismo los códigos DIR3 de la Oficina Contable y del Órgano Gestor no varían: 

 

Los códigos DIR3 responden a tres perfiles diferentes, que son los siguientes:

 

Oficina contable: órgano que tiene atribuida la función de contabilidad - Jefatura Central de Tráfico (Área de Control Financiero y Contabilidad), Código DIR3 E00130201.

 

Órgano gestor: centro directivo, delegación, subdelegación territorial u organismo de la Adm. Gral. Del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local con competencia para aprobar su pago - Dirección General de Tráfico, Código DIR3 E00130502

 

Y nos faltaría la Unidad Tramitadora - órgano administrativo que tramita el pago de la factura -  que como hemos visto es la encargada de tramitar el pago de la factura, puede variar en función de quién realice esta tramitación. Así pues, cuando estemos en el caso de un contrato administrativo tramitando mediante procedimiento abierto, restringido, negociado o un contrato menor, cuya tramitación se realiza por los Servicios Centrales del Organismo – Subdirección Adjunta de Administración Económica - en ese caso la Unidad Tramitadora será la siguiente:

 

Unidad Tramitadora: Área de Gestión Económica de la Jefatura Central de Tráfico, Código DIR3 EA0003335. 

 

Pero si la encargada de pagar la factura es una Jefatura porque su abono se realiza mediante el sistema de anticipos de caja fija, en ese caso la Unidad Tramitadora será diferente en función de la Jefatura que sea y su código DIR3 también.

 

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 Formato de las facturas electrónicas

 

¿Qué formato deberán tener las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas?

 

El formato adoptado por Ley 25/2013, de 27 de diciembre es el de factura e 3.2. y 3.2.1.

 

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 ¿Los puntos operacionales actuales ¿servirían como registro de entrada de factura?

 

No, será el Punto general de entrada de facturas electrónicas el único punto de entrada (artículos 6 y 11 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público).

 

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¿Se pueden enviar indistintamente facturas a papel y electrónica?

 

No, las facturas deben remitirse siempre electrónicamente a menos que sean de un importe menor de 5.000€

 

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Las facturas que se tramiten en papel a partir del 15/1/2015, ¿seguirán un procedimiento de control diferente, por parte de la DGT, al de las facturas electrónicas?

 

El procedimiento de control será equivalente.

 

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Facturas de menos de 5.000€ 

 

Aunque el proveedor pueda y quiera enviar esta factura de forma electrónica, ¿podrá alguna Administración exigir su envío en papel?

 

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, en su artículo 4 prevé la posibilidad de que las Administraciones Públicas puedan excluir reglamentariamente la obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros, también el artículo 9.1 de este texto legal prevé la posibilidad de excluir la anotación de la factura en el Registro Contable de Facturas cuando el importe de éstas sea de hasta 5.000 euros -. Y eso es precisamente lo que hacen las ordenes siguientes: la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, en su Disposición Adicional Primera, y la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, también en su en su Disposición Adicional Primera.

 

Por lo tanto, aquellas facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros se pueden seguir emitiendo y presentando en papel en las Jefaturas. Y no superando la práctica totalidad de las facturas pagadas por las Jefaturas este importe (pagos no superiores a 5.000 euros salvo gastos de teléfono, energía eléctrica, combustibles o indemnizaciones por razón del servicio, art. 2.3 del  Real Decreto 725/1989, de 16 de junio, sobre anticipos de Caja fija), sus proveedores pueden seguir emitiendo la factura en formato papel para su abono mediante el sistema de anticipos de caja fija.

 

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Las facturas menores de 5.000€, o lo que se especifique en cada Comunidad, que se envíen en papel, ¿se incluirán en la información que se remita a la Agencia Tributaria a partir del 15/1/2014, según lo indicado en el Art. 13 de la Ley 25/2013?

 

Las facturas que estuvieran  exentas de la obligación de anotación en el Registro contable de facturas, de acuerdo con el desarrollo reglamentario que cada Administración pueda realizar acogiéndose a lo dispuesto en el artículo 9.1 de la ley 25/2013, cuando no sean objeto de anotación en dicho Registro contable de facturas, no podrán ser objeto de la remisión a la AEAT prevista en el art. 13 de la Ley 25/2013.

 

Por tanto, se enviará información de toda factura registrada en el registro contable de facturas.

 

No obstante, ello no impedirá que las facturas no anotadas en el registro contable de facturas sean tomadas en consideración en otras declaraciones informativas a remitir a la AEAT como, por ejemplo, la Declaración anual de operaciones con terceras personas (modelo 347).

 

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¿Puede el proveedor solicitar la inclusión de las facturas en el registro contable?

La exclusión de la obligación de anotación en el registro contable de facturas es una posibilidad que la Ley 25/2013 confiere a las Administraciones Públicas incluidas en su artículo 9.1 y con ella se pretende reducir los costes administrativos derivados de la llevanza del registro para las facturas susceptibles de exclusión.

 

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 Factoring

 

¿Cómo incorporar el factoring al proceso de factura electrónica?

Cuando la Administración es el deudor del crédito cedido, la normativa exige la comunicación fehaciente para que surta efectos, pero no que la misma se formalice en la propia factura por lo que no se ha previsto un tratamiento específico.

 

La cesión de créditos derivados de la factura está prevista en la normativa contable de las Administraciones públicas, sin que al efecto se haya previsto un tratamiento particular para la factura electrónica.

 

Por ello, los contratistas que cedan a un tercero sus derechos de cobro frente a la Administración deberán notificar dicha cesión al correspondiente Servicio gestor del gasto de acuerdo con el procedimiento previsto en la normativa contable de cada Administración.

 

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El factor, ¿puede solicitar la información de la factura a lo largo del proceso?

Lo que prevé la Ley 25/2013 en su artículo 6.3 es que el proveedor o quien haya presentado la factura podrá consultar el estado de la tramitación de la misma.

 

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Documentación a adjuntar

 

¿Se puede enviar documentación adjunta con la factura electrónica a través del punto general de entrada de facturas?

Sí, el sistema acepta ficheros anexos a las facturas. Se pueden remitir a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas que corresponda, y la documentación adjunta llegará a la oficina contable a través del registro contable de facturas.

 

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 Punto General de Entradas de Facturas

 

El Punto General de Entrada de facturas electrónicas, ¿Emite algún tipo de confirmación de recepción de la factura?

 

Según prevé el proyecto de Orden por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, el registro correspondiente al Punto General  de Entrada de Facturas Electrónicas proporcionará un justificante de la presentación de la factura ante el mismo que incluirá el número de registro asignado por el registro electrónico correspondiente.

 

A través del punto general de entrada de la Administración General del Estado si la presentación se hace por el portal se devuelve un justificante al usuario que ha presentado la factura. Si se realiza la presentación por web services se devuelve en el mismo web service el número de registro que se ha dado a la factura en el sistema.

 

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Registro administrativo

 

Algunas Administraciones solicitan información complementaria con las facturas: contra albarán, copias de pedidos, etc. ¿Será necesario seguir incluyendo esta información? ¿Cómo se debería procesar?

 

Cada Administración pedirá la documentación necesaria independiente de la factura, como hasta ahora. 

   

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En el registro administrativo en el que se presentan las facturas en papel, ¿es necesario registrar cada factura o se puede registrar una relación de las facturas presentadas?


Del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento administrativo común, de los artículos 3 y 9 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, y del artículo 5 de la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, se deduce que tanto la anotación de las facturas en el registro administrativo como en el registro contable de facturas ha de ser individualizado por cada factura recibida (tanto electrónica como en papel), y ello es lógico dado que cada factura constituye una solicitud de pago que debe ser objeto de control y seguimiento individualizado.

 

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En caso de que exista algún error en la factura, ¿Quién informa a la empresa?

 

Lo hará la propia DGT, a través de la oficina contable o la unidad tramitadora, dependiendo del caso.

 

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¿Cómo sabe la empresa en qué fecha se ha producido el registro contable de su factura?

 

El proveedor podrá consultar la anotación en el registro contable de facturas a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas, cuando la factura sea electrónica, y a través del registro administrativo, cuando se trate de facturas en papel.

 

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